AGB

Teil A: Zertifizierungs-Verfahren

A1_ Zertifizierungsverfahren

Das Zertifizierungsverfahren beinhaltet folgende Phasen

• Informationsgespräche und Anfragebearbeitung
• Vertragsschließung zwischen dem Kunden und der azm cert
• Auswahl von Auditoren und Vorbereitung der Dokumentenprüfung
• Erstzertifizierungsaudit in 2 Stufen
• Zertifizierungsentscheidung durch die azm cert
• Ausstellung von Zertifikaten bzw. Testaten
• Jährliche Überwachungsaudits (erstes und zweite Überwachung)
• Re-Zertifizierungsauditoption nach 3 Jahren

Informationsgespräche und Anfragebearbeitung

Im Vorfeld der Beauftragung und Vertragsvereinbarung führt die azm cert auf Wunsch ein Informationsge-spräch mit dem Kunden. Dabei können alle für die Zertifizierung benötigten Informationen besprochen wer-den. Es ist Ziel der azm cert das Verfahren und die Entscheidungsfindung (Entscheidungsgrundlagen) dem Kunden möglichst transparent zu machen. Die azm cert darf und wird allerdings keinerlei Tätigkeiten und Hil-fen anbieten, die als Beratung zum Aufbau und der Aufrechterhaltung eines Managementsystems gelten kön-nen. Bei der Bearbeitung der Anfrage stellt die azm cert die „Zertifizierungsfähigkeit“ des Kunden fest; d.h. sie prüft, ob alle wesentlichen Voraussetzungen seitens des Kunden erfüllt erscheinen, die eine erfolgreiche Zerti-fizierung vermuten lassen. Hierzu gehören u.a.: durchgeführte interne Audits für alle Standorte des Geltungs-bereiches, eine Managementbewertung (Review), Handbuch-, Verfahrens- und Steuerungsunterlagen (Kenn-zahlen, Ziele, Maßnahmen und deren Verfolgung). Aufgrund von Basisdaten erstellt die azm cert ein Angebot. Dabei sind die verbindlichen Vorgaben der Zertifizierungsstelle im Rahmen ihres geprüften Managementsys-tems über den jeweils erforderlichen Zeitaufwand zu berücksichtigen. Im Interesse des Kunden werden dabei Kosten-Reduzierungsmöglichkeiten genutzt

Vorbereitung des Zertifizierungsverfahrens

Nach Eingang des vom Kunden unterschriebenen Vertrages und Auftrages, erhält der Kunde Informationen zum geplanten Auditteam. Der Kunde hat die Möglichkeit, Auditoren innerhalb von 5 Werktagen formlos und ohne Begründung abzulehnen. Ein Anspruch auf Einsatz eines bestimmten Auditors hat der Kunde nicht. Die Auswahl erfolgt vielmehr durch die Zertifizirungsstelle. Der Auditleiter nimmt Kontakt mit dem Kunden auf und klärt Termine, Fragen und das weitere Vorgehen. Der Kunde kann ein Vor-Audit beauftragen. Der Gegenstand des Vor-Audits wird mit dem Kunden abgestimmt. Das Vor-Audit wird in der Regel vom Auditleiter durchge-führt. Das Vor-Audit ist - im Gegensatz zum Zertifizierungs- und Überwachungsaudit - frei von Fristen zur Um-setzung von gefundenen Abweichungen. Es kann wie eine „Generalprobe“ ohne Konsequenzen verstanden werden

Zertifizierungsaudit

Das Erstzertifizierungsaudit eines Managementsystems muss in zwei Stufen (Stufe 1 und Stufe 2) durchgeführt werden. Das Stufe 1-Audit ist zwingend bei Erst-Zertifizierungen durchzuführen. Das Audit Stufe 1 findet in der Regel vor-Ort (bei Verbünden in der Zentrale) statt. Ansprechpartner seitens des Unternehmens für das Audit ist in erster Linie der Managementsystembeauftragte. Weitere Personen können bei Unklarheiten im Laufe des Audits hinzugezogen werden. Das Stufe 1-Audit unterscheidet sich grundlegend von allen anderen Audits, da es neben dem Kennenlernen die Beurteilung der Bereitschaft des Unternehmens für das weitere Verfahren enthält. Den Schwerpunkt des Zertifizierungsaudits bildet die Stufe 2, in der mit der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern zur Umsetzung des Managementsystems gesprochen wird. Neben den Gesprächen mit den Mitarbeitern des Kunden nimmt der Auditor Einsicht in Aufzeichnungen (Nachweisunterlagen) des Kunden. Die Abfolge wird in einem Auditplan festgelegt. Vor Beginn des Audits erhält der Kunde einen mit ihm abge-stimmten Audittermin und Auditplan.

Stufe 1 und Stufe 2 dürfen nicht mehr als 6 Monate auseinander liegen (andernfalls ist Stufe 1 zu wiederho-len). In der Regel sollte der Abstand zwischen den beiden Audits nicht kürzer als 10 Tage sein. Ausnahmen sind bei der Terminierung mit der azm cert abzustimmen. In Ausnahmefällen, wenn das Bestehen des Stufe 1-Audits als sehr wahrscheinlich angesehen werden kann, können sie unmittelbar aufeinander erfolgen.
Nicht erfüllte, nicht umgesetzte oder nicht wirksam angewendete Forderungen der relevanten Norm werden vom jeweiligen Auditor notiert und in ihrer Auswirkung klassifiziert. Dabei verhindern „Abweichungen“ die Erteilung der Zertifizierung. Der Auditleiter wird bei festgestellten Abweichungen möglichst umgehend das Gespräch mit dem Kunden suchen und gemeinsam mit diesem entscheiden, ob das Vor-Ort-Audit ausgesetzt oder zunächst weitergeführt werden soll. Dies hängt in der Regel von der Art der notwendigen Nachbesserung ab. Nach Beendigung des Audits wird der Kunde in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unter-richtet. Das Ergebnis wird in einem Auditbericht dokumentiert. Der Auditleiter dokumentiert seine Empfeh-lung zur Erteilung oder Nichterteilung der Zertifizierung im Auditbericht. Der Auditor spricht Empfehlungen aus. Die endgültige Entscheidung über die Zertifizierung bleibt bei der azm cert. Der Auftraggeber hat keinen Anspruch einen bestimmten Auditor zu verlangen. Die Auswahl erfolgt vielmehr durch die Zertifizierungsstelle.

A2_Korrekturmaßnahmen (bei Abweichungen)

Solange Abweichungen nicht behoben sind, kann eine Zertifizierung nicht ausgesprochen werden. Wenn Ab-weichungen festgestellt wurden, werden gemeinsam mit dem Kunden „Korrekturmaßnahmen“ besprochen und mit einer Erfüllungsfrist versehen im Auditbericht dokumentiert. Der Auditleiter verfolgt die Durchfüh-rung/Umsetzung der angegebenen Korrekturmaßnahmen. Dies kann durch Prüfung von Unterlagen oder im Rahmen eines Nachaudits erfolgen. Über die Art der Prüfung von Korrekturmaßnahmen und den Umfang eines Nachaudits entscheidet der Auditleiter. Beim Nachaudit werden jedoch ausschließlich die von der Abweichung betroffenen Forderungen auditiert. Ein erhöhter Zertifizierungsaufwand aufgrund des Nachaudits wird gege-benenfalls vor Ort mit dem Kunden besprochen, vereinbart und im Auditbericht vermerkt. Nachdem alle not-wendigen Korrekturmaßnahmen erfolgt sind, spricht der Auditleiter seine Empfehlung zur Erteilung oder Nich-terteilung der Zertifizierung im Auditbericht aus. Das Zertifizierungsverfahren darf für längstens drei Monate ausgesetzt werden.

A3_Zertifizierungsentscheidung durch die azm cert

Nach Eingang des Auditberichtes und weiterer Auditunterlagen bei der azm cert wird das Verfahren durch die Zertifizierungsstelle der azm cert überprüft und die Zertifizierungsentscheidung in der Zertifizierungsstelle der azm cert gefällt und dokumentiert. Dabei wird darauf geachtet, dass an der Entscheidung nur Personen betei-ligt sind, die an den vorangegangenen Prüfungsvorgängen unbeteiligt waren und nicht als Gutachter, Fachex-perte, Auditor, Dozenten oder beratend beim Kunden tätig waren. Allein die Zertifizierungsstelle der azm cert - namentlich der Leiter der Zertifizierungsstelle - ist für alle Entscheidungen in Bezug auf Zertifizierung verant-wortlich. Das Eigentumsrecht am Auditbericht und Zertifikat verbleibt bei der azm cert. Die Zertifizierungsstel-le der azm cert ist allein verantwortlich und behält das alleinige Recht für ihre Entscheidungen in Bezug auf Zertifizierung, einschließlich der Erteilung, Aufrechterhaltung, Erneuerung, Erweiterung, Einschränkung, Aus-setzung und Zurückziehung der Zertifizierung.

Zertifizierung und Erteilung von Zertifikaten, Eigentum des Zertifikates und des Auditberichtes

Bei positivem Ergebnis der Zertifizierungsentscheidung wird mit der Zertifizierung ein Zertifikat vergeben.
Das Zertifikat bleibt –ebenso wie der Auditbericht - Eigentum der azm cert. Es muss zurückgegeben wer-den, wenn das Zertifikat währen seiner Laufzeit entzogen wird. Die Anzahl und Art der Zertifikate, z.B. für verschiedene Standorte, wird im Abschlussgespräch besprochen und auf der Zertifikatsbestellung durch den Kunden bestellt.

Vereinfachte Verfahren gem. IAF MD 1

Sofern die Bedingungen der MD 1 erfüllt sind, können diese angewendet werden.
Die Zertifizierungsstelle der azm cert behält sich vor, die dort gemachten Angaben während der Audits durch den Auditleiter zu verifizieren. Stichprobenverfahren bei der Zertifizierung sind nur dann möglich, wenn ein Kunde unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt:

• Das Managementsystem und die Politik müssen unternehmensweit für alle Zweigstellen gelten.
• Gleichartige Dienstleistungen und Produkte müssen auf Grundlage des Managementsystems nach den gleichen Methoden und Verfahren in allen Zweigstellen durchgeführt bzw. produziert werden.
• Das Managementsystem muss unter zentraler Anleitung durch den Managementbeauftragten des Stammhauses in allen Zweigstellen überwacht, gemeinsam gestaltet und kontinuierlich über alle Zweig-stellen verbessert werden. Dazu gehört auch die Einbeziehung aller Zweigstellen in die Selbstevaluati-on.
• Managementbeauftragten des Stammhauses muss zur fachlichen Weisung für alle Niederlassungen befugt sein, wenn qualitätsrelevante Prozesse betroffen sind bzw. Korrektur- oder Vorbeugemaßnah-men umzusetzen sind.
• Von allen Niederlassungen und der Zentrale müssen interne Audits und ein Gesamt-Management-Review vorliegen.
• Bestimmte Bereiche werden zentral für alle Lokalitäten: z.B. Kursentwicklung, Beschaffung, Personal-wesen, Geschäftsführung etc. erbracht.
• Die Erfüllung weiterer Kriterien ist oder kann möglich sein oder werden

Überwachung der Zertifizierung, Gültigkeit der Zertifizierung

Die Geltungsdauer der Zertifizierung ist auf längstens drei Jahre befristet. Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind mindestens jährliche Überwachungsaudits notwendig. Nach der Zertifizierung (Erst- oder Re-Zertifizierung) ist der Auditzeitpunkt für das erste Überwachungsaudit frühestens 9 Monate und spätestens 12 Monate und für das zweite Überwachungsaudit entsprechend ein Jahr später nach Abschluss des Zertifizie-rungsaudits. Auf Einhaltung der Fristen muss geachtet werden. Das gesamte Überwachungsverfahren (d.h. incl. Entscheidung der Zertifizierungsstelle der azm cert muss jeweils innerhalb von 3 Monaten nach diesem „Auditzeitpunkt“ abgeschlossen sein. Bei nicht zeitgerechter Durchführung der Audits verliert das Zertifikat seine Gültigkeit und darf nicht mehr verwendet werden. Nach drei Jahren beginnt der Überwachungs- und Zertifizierungszyklus durch ein Re-Zertifizierungsaudit. Vorgeschriebener Zweck der Überwachung ist der Nachweis der andauernden Umsetzung des genehmigten Qualitätsmanagementsystems und die Bestätigung der ständigen Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen. Ferner werden Auswirkungen von Veränderungen an diesem genehmigten System geprüft, die als Folge von Veränderungen im Betrieb des Kunden vorgenom-men wurden.

Überwachungsaudit

Für die Durchführung von Überwachungsaudits (ÜA) gelten Fristen, die von azm cert überwacht werden.

Diese Entscheidung, ob und wie lange das Audit verschoben werden kann, ist immer eine Einzelfallentschei-dungen des Leiters der Zertifizierungsstelle, die im Zweifel mit dem ASU abzustimmen ist. Nach erfolgtem Erstaudit beträgt der Zeitraum zur Überwachung maximal 1 Jahr.

Nach einer zeitlich befristeten Aussetzung des Zertifikates darf das Unternehmen bis zur Durchführung des Überwachungsaudits nicht als zertifiziertes Unternehmen nach außen auftreten. In gut begründeten Ausnah-mefällen kann der Leiter der Zertifizierungsstelle einer Auditverschiebung nach dem Stichtag ohne Aussetzung zustimmen. Wenn keine hinreichenden Gründe für eine Nicht-Aussetzung Ihres Zertifikates gefunden werden können und das Überwachungsaudit nicht fristgerecht durchgeführt werden konnte, muss das Zertifikat ent-zogen werden. Um nach dem Entzug wieder ein neues Zertifikat zu erhalten, kann das Unternehmen im Rah-men eines neuen Zertifizierungsverfahrens bis 6 Monate nach dem Entzug zum reduzierten Aufwand eines Re-Zertifizierungsverfahrens die Gültigkeit seines Zertifikates zurückerlangen. Auch dies ist eine Entscheidung des Leiters der Zertifizierungsstelle. Danach kann ein gültiges Zertifikat nur über ein normales, neues Erstzertifizie-rungsverfahren erteilt werden.

Die azm cert wird den Kunden rechtzeitig vor Terminerreichung auf die anstehende Überwachung oder Re-Zertifizierung aufmerksam machen. In der Regel sind dies 3 Monate vor dem letztmöglichen Audittermin zum Erhalt der Zertifizierung. Ein Auditleiter setzt sich wieder im Vorfeld mit dem Kunden in Verbindung, informiert sich über Veränderungen im Unternehmen und/oder Managementsystem, vergleicht diese mit den Ände-rungsmeldungen des Kunden und den dem letzten Angebot zugrunde liegenden Daten und klärt den Auditplan ab.

Wenn es wesentliche und/oder umfangreiche Änderungen im Unternehmen oder am genehmigten Manage-mentsystem gegeben hat, kann es notwendig sein, den ursprünglich geplanten Aufwand für das Überwa-chungsaudit zu erhöhen, um den Zweck der Überwachung zu erfüllen. Diese Entscheidung wird von der Zertifi-zierungsstelle nach Rücksprache mit dem leitenden Auditor und dem Unternehmen getroffen. Sollte die Überwachung nicht im notwendigen Umfang durchgeführt werden können, muss das Zertifikat entzogen wer-den. Im Überwachungsaudit entspricht die grundsätzliche Vorgehensweise dem des Zertifizierungsaudits Stufe 2, wobei sich eine Überwachung auch auf Stichproben beziehen kann und andere Schwerpunkte betrachtet.

In den Überwachungsaudits wird der Schwerpunkt der Prüfung auf die Umsetzung und Anwendung des Mana-gementsystems - insbesondere die Umsetzung von Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen und die Orien-tierung auf sowie Umsetzung von Kundenwünschen - gelegt. Die Dokumentenprüfung erstreckt sich lediglich auf geänderte Dokumente des Kunden. Ferner wird die Nutzung des Zertifikats unter den oben zusammenge-stellten Aspekten geprüft. In besonderen, begründeten Fällen kann auch ein außerordentliches Überwa-chungsaudit erforderlich werden. Die Feststellung der Erforderlichkeit liegt dabei im Ermessen der Zertifizie-rungsstelle der azm cert.

Re-Zertifizierungsaudit

Auch die Durchführung von Wiederholungsaudits/Re-Zertifizierungsaudits nach der Gültigkeit des Zertifikates (nach dem 2. ÜA im dritten Jahr) ist mit einer Frist versehen. Zeitraum für die Durchführung von Wiederho-lungsaudits: [Stichtag – 3 Monate ; + 0 Tage]. Das Zertifikatslaufzeitende bestimmt hier allerdings die exakte Frist. Das Re-Zertifizierungsaudit und das zugehörige Verfahren entsprechen dem Zertifizierungsaudit und -verfahren der Stufe 2. Bei umfangreichen Änderungen kann ein Stufe 1-Verfahren notwendig werden. Der Kunde wird analog zum Überwachungsaudit von der Zertifizierungsstelle der azm cert rechtzeitig benachrichtigt. Re-Zertifizierungen müssen bis zum Ablauf des Zertifikates positiv abgeschlossen sein. Bis zu 6 Monate nach Ablauf des Zertifikates kann das Zertifizierungsaudit, mit dem leicht reduzierten Aufwand eines Re-Zertifizierungsaudits durchgeführt werden. Danach ist die Zertifizierung wie eine Erstzertifizierung (also mit Stufe 1-Audit) zu behandeln.

Zwischenaudits

Es kann für die Zertifizierungsstelle der azm cert erforderlich sein, kurzfristig angekündigte, ungeplante, kos-tenpflichtige Audits bei einem zertifizierten Kunden durchzuführen, um Beschwerden zu untersuchen oder als Konsequenz von Änderungen oder als Konsequenz auf ausgesetzte Zertifikaten. Bei Beschwerden wird in der Regel nur der Gegenstand der Beschwerde auditiert und berechnet. Bei Änderungen müssen diese Änderun-gen (bei mehreren nach gemeldeten Standorten auch unter Anwendung der Stichprobenregelung) auditiert werden. Bei Aussetzungen von Zertifikaten müssen die der Aussetzung zugrunde liegenden Sachverhalte ge-prüft werden. Die azm cert wird den Aufwand für ein Audit gemäß Ihrer Kalkulationsrichtlinie berechnen und soweit wie vertretbar vergünstigende Faktoren ansetzen, ohne jedoch die ordnungsgemäße Durchführung einer Überprüfung durch einen kompetenten Auditor einzuschränken. Überwachungen bei Beschwerden wer-den von einem Auditor durchgeführt, der bisher nicht in die Vor-Ort-Prüfung einbezogen wurde.

A4_Reduzierung, Aussetzung oder Entzug des Zertifikates

Reduzierung des Geltungsbereichs des Zertifikates

Die Zertifizierungsstelle der azm cert muss den Geltungsbereich der Zertifizierung des Kunden einschränken, um diejenigen Teile auszuschließen, die die Anforderungen nicht erfüllen, wenn der zertifizierte Kunde es dau-erhaft versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung zu erfüllen. Eine solche Einschränkung muss in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizie-rung verwendeten Norm erfolgen.

Aussetzung des Zertifikates

Das Zertifikat muss ausgesetzt werden, wenn

• der Kunde Zahlungsverpflichtungen gegenüber der azm cert nicht nachkommt,
• gravierende Abweichungen von bestehenden und jeweils geltenden Vertragsgrundlagen vorliegen
• das Managementsystem eines Kunden die Zertifizierungsanforderungen – einschließlich der Anforde-rungen an die Wirksamkeit des Managementsystems – dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt
• der zertifizierte Kunde die Durchführung der Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits, die in der erforderlichen Häufigkeit durchzuführen sind, nicht gestattet
• der zertifizierte Kunde freiwillig um eine Aussetzung gebeten hat

Eine Aussetzung kann weiterhin auf Empfehlung des ASU erfolgen, wenn Abweichungen bei Audits vorgefun-den werden, die die regelkonforme Durchführung des Zertifizierungsverfahrens in Frage stellen.

Wenn die Gründe, die zur Aussetzung geführt haben, in einem vom Leiter der Zertifizierungsstelle vorgegebe-nen Zeitraum (max. 6 Monate) nicht beseitigt worden sind, führt dies zum Entzug des Zertifikates.

Entzug des Zertifikates

Das Zertifikat kann entzogen werden, wenn ein Auditor feststellt, dass:

• relevante Abweichungen nicht korrigiert wurden,
• die Wirksamkeit des Managementsystems in Frage zu stellen ist,
• im Managementsystem festgelegte Forderungen oder Festlegungen wiederholt nicht umgesetzt wer-den,
• Verstöße gegen die Anforderungen der relevanten Norm vorliegen,
• gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen wird bzw. diese nicht mehr erfüllt sind,
• der Kunde die Anforderungen der relevanten Norm auch nach Ablauf einer gesetzten, drei Monate nicht überschreitenden Frist nicht erfüllt,
• der Kunde die Tätigkeit auf Dauer einstellt, oder
• die Überwachungsfristen nicht eingehalten werden
• wesentliche Informationen nicht bereit gestellt werden

Die Zertifizierung eines Kunden kann entzogen (aberkannt) werden, wenn:

• wiederholt bei der Überwachung Mängel festgestellt werden, die trotz der vom Auditor verlangten Maßnahmen nicht beseitigt wurden,
• der Kunde gegen jeweils geltenden Vertragsgrundlagen und die darin enthaltenen Zertifizierungsvo-raussetzungen wiederholt trotz Anmahnung oder nachhaltig verstößt,
• die Prüfung im Hinblick auf die Erfüllung von erteilten Auflagen durch den Auditor, den ASU oder Leiter der Zertifizierungsstelle, auch im Wiederholungsfall, zu einem negativen Ergebnis führt,
• nachträglich Tatbestände bekannt werden, deren Vorliegen Voraussetzung der Zertifizierung waren, und die zum Zeitpunkt der Auditierung nicht vorlagen oder
• die festgesetzten Preise für die Zertifizierung bzw. die Überwachung nicht spätestens 2 Monate nach Absendung der jeweiligen Rechnungen auf dem angegebenen Konto eingegangen sind.

Die Zertifizierung muss ferner aberkannt werden, wenn das zertifizierte Unternehmen aufgelöst wird, die Zertifizierungstätigkeit eingestellt wird oder wenn Kunden gegenüber der azm cert erklärt, dass er eine Zertifizierung nicht mehr wünscht. Zertifizierungen erlöschen ohne weiteren Akt mit dem im Zertifikat an-gegebenen Gültigkeitsdatum, wenn nicht rechtzeitig eine erneute Auditierung zur Zertifizierung beauftragt worden ist.

A5_Beschwerden und Einsprüche

Jedes Unternehmen und jede Einzelperson haben/hat die Möglichkeit, Beschwerden und Einsprüche an die azm cert zu richten. Beschwerden und Einsprüche können direkt an die azm cert oder den ASU gerichtet wer-den. Im Rahmen der azm cert-Organisation wurde für die Behandlung und den Umgang mit Beschwerden und Einsprüchen ein Verfahren gemäß ISO 17021 festgelegt. Im Rahmen dieses Verfahrens nimmt auch der ASU der azm cert Beschwerden und Einsprüche sowie den Umgang mit diesen zur Kenntnis und überwacht die Ein-haltung des Verfahrens. Hierbei wird sichergestellt, dass nicht die von der Beschwerde betroffenen Personen die Beschwerde bewerten.

Teil B: Verwendung von Zertifikaten & Zeichen

B1_Nutzungsbedingungen der Zertifizierung und des Zertifikates

Erteilte Zertifikate und Zertifizierungszeichen dürfen ausschließlich im Geltungsbereich des Zertifikates genutzt werden. Der Geltungsbereich des Zertifikates bezieht sich auf die im Zertifikat genannten Unternehmensberei-che bzw. Zweigstellen und Tätigkeiten des Kunden. Die Nutzung für nicht genannte Bereiche, Zweigstellen oder Tätigkeiten ist nicht gestattet. Die Zeichenregelung ist wesentlicher Vertragsbestandteil und erläutert nachfolgend die Bedingungen, unter denen Zertifikate und Zeichen genutzt werden dürfen. Das Zertifikat darf nicht verändert werden. Korrekturen und Änderungen sind ausschließlich der Zertifizierungsstelle der azm cert vorbehalten. Der Kunde hat dafür zu sorgen, dass das Zertifikat nicht missverständlich, das heißt nur für den vorgesehenen Zweck und die vorgesehene Aussage eingesetzt wird. Der Kunde darf das Zertifikat zu werbli-chen Zwecken verwenden. Das Zertifikat darf insbesondere nicht mehr verwendet werden, wenn:

• die jährliche Überwachung bzw. Re- oder Wiederholungs-Zertifizierung nicht durchgeführt wird,
• Abweichungen durch die Zertifizierungsstelle der azm cert festgestellt werden, die nicht durch von der Zertifizierungsstelle genehmigte Maßnahmen in einem mit der Zertifizierungsstelle der azm cert festge-legten Zeitraum korrigiert werden,
• Änderungsmeldungen über zertifizierungsrelevante Sachverhalte nicht unverzüglich an die Zertifizie-rungsstelle der azm cert gemeldet werden,
• Änderungen an zertifizierungsrelevanten Sachverhalten die Zertifizierungsvoraussetzungen nicht mehr erfüllen
• das Zertifikat missbräuchlich oder vertragswidrig verwendet wird,
• ein Konkursverfahren über das Vermögen des Kunden eröffnet wird oder ein gegen ihn gerichteter An-trag auf Insolvenz mangels Masse abgelehnt wird,
• ordnungsrechtlich oder gerichtlich die Aufrechterhaltung des Zertifikates untersagt wird,
• die Vergütung an die azm cert nicht innerhalb der von der azm cert gesetzten Frist entrichtet wird,
• das Vertragsverhältnis zwischen der azm cert und dem Kunden mit dem letzten Tag des gültigen Ver-tragsverhältnisses beendet ist oder
• maximal drei Jahre nach Erteilung des Zertifikates verstrichen sind.
• das Zertifikat eigenmächtig geändert wurde

Die Nutzungsrechte enden mit sofortiger Wirkung – ohne dass es einer Kündigung durch die azm cert bedarf – wenn gegen eine der in diesen Vertragsgrundlagen vereinbarten Bedingungen und Pflichten durch den Kunden verstoßen wird. In diesen Fällen muss der Kunde das Zertifikat unverzüglich und nachweislich an die azm cert herausgegeben.

B2_Erteilung und Nutzungsrecht, Änderungen

Wird aufgrund der Zertifizierungsprüfung/Überwachung durch die Zertifizierungsstelle der azm cert festge-stellt, dass die Anforderungen der im Zeichen genannten Normengrundlage durch einen Kunden oder dessen Maßnahmen erfüllt sind, bzw. nach einer von der Zertifizierungsstelle der azm cert gesetzten Frist erfüllt sein werden, stellt die azm cert dem zertifizierten Kunden das azm cert-Zeichen für Nachweis- und Werbezwecke (Geschäftsbriefe, Prospekte etc.) zur Verfügung.

Der Kunde ist berechtigt, das azm cert-Zertifizierungszeichen zu nutzen, sobald ein entsprechendes, gültiges Zertifikates beim Kunden vorliegt. Die azm cert-Zeichen dürfen grundsätzlich nur in den dargestellten Formen verwendet werden. Der Kunde ist nicht berechtigt, die azm cert-Zeichen graphisch zu verändern mit Ausnah-me einer gewünschten Farbanpassung um das Signet den Firmenfarben anzupassen. Nimmt der Kunde Farbänderungen vor, so erfolgt dies in Eigenregie. Entsprechend der Zertifizierungsnormen sind folgende Zeichen zu unterscheiden:

Die Zeichen müssen leicht lesbar und deutlich sichtbar sein. Für die Größe der Zeichen ist allein der Kunde verantwortlich. Der Kunde ist verpflichtet, die Vorgaben der Zeichennutzung der azm cert jederzeit und voll-ständig einzuhalten. Das Zeichen verbleibt – ebenso wie das Zertifikat - im vollständigen Eigentum der azm cert.

B3_Umfang des Nutzungsrechtes von Zertifikat und Zeichen

Der Umfang der Zertifizierung des Unternehmens wird im Zertifikat beschrieben. Es enthält nähere Hinweise zu Art und Bereich der Zertifizierung, insbesondere hinsichtlich Firmierung und Standort der zertifizierten Un-ternehmensteile. Die Verwendung der azm cert-Zeichen ist hierauf beschränkt und darf nicht für Tochterge-sellschaften, Beteiligungen sowie Standorte genutzt werden, die im Zertifikat nicht eingeschlossen sind.
Das Unternehmen darf das azm cert-Zeichen, seinen Zertifizierungsstatus, Zertifizierungsdokumente oder Teile davon nicht in irreführender Weise abändern, kommunizieren oder verwenden oder missverständliche Anga-ben zu seinem Zertifizierungsstatus machen. Das Unternehmen darf nicht stillschweigend andeuten, dass die Zertifizierung für Tätigkeiten gilt, die außerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung liegen.

Die Zertifizierungsstelle der azm cert lässt keinen Verweis auf seine ISO-Zertifizierung zu, der stillschweigend andeuten könnte, dass die Zertifizierungsstelle der azm cert ein Produkt (einschließlich eine Dienstleistung) oder einen Prozess zertifiziert hat. Die azm cert-Zeichen dürfen nur vom Kunden und nur in unmittelbarer Ver-bindung mit dem Firmennamen oder dem Firmenzeichen des Kunden genutzt werden. Sie dürfen nicht auf Produkten, Software, Verpackungen (Transportverpackung, Verkaufsverpackung oder Umverpackung) oder in Verbindung damit angebracht werden, so dass der Eindruck erweckt werden könnte, es seien einzelne Produk-te zertifiziert worden. Die Druckgestaltung sollte gegebenenfalls mit der azm cert abgestimmt werden. Werbe- und Informationsmaterial für zugelassene Maßnahmen darf mit dem entsprechenden azm cert-Zeichen ge-kennzeichnet werden, solange es dieser Satzung entspricht. Sollte die azm cert aufgrund regelwidriger (hier als vertragswidriger) Nutzung der azm cert-Zeichen nach den Grundsätzen der Produkthaftung in Anspruch ge-nommen werden, so ist der Kunde verpflichtet, sie von allen Ansprüchen Dritter freizustellen. Das gleiche gilt für Fälle, in denen die azm cert aufgrund von durch den Kunden gemachten Werbeaussagen von Dritten in Anspruch genommen wird. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass die azm cert-Zeichen nur so eingesetzt werden, dass eine der Zertifizierung/Überwachung entsprechende Aussage für das Unternehmen des Kunden gemacht wird. Er stellt ferner sicher, dass die Nutzung der azm cert-Zeichen in der Werbung oder bei sonstigen Maßnahmen auf den Grundlagen dieser Zeichensatzung erfolgt. Für die Nutzung der azm cert-Zeichen ist der Kunde allein verantwortlich.

Unter ”Benutzung/Verwendung” der azm cert-Zeichen wird die Kenntlichmachung des Zertifikates gegenüber Dritten verstanden. Dritte in diesem Sinne sind alle natürlichen und juristischen Personen und Personenvereinigungen sowie insbesondere die Öffentlichkeit und Allgemeinheit außer dem Kunden, der azm cert und den zuständigen Aufsichtsstellen selbst.
Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass nicht der Eindruck entsteht, dass es sich bei der Zertifizie-rung/Überwachung um eine amtliche Überprüfung gehandelt hat.

Der Kunde ist verpflichtet, durch das Erscheinungsbild der azm cert-Zeichen in seiner Werbung und derglei-chen klarzustellen, dass es sich um eine freiwillige, aufgrund einer privatrechtlichen Vereinbarung durchge-führte Zertifizierung/Überwachung handelt. Der Kunde erhält von der azm cert das nicht übertragbare und nicht ausschließliche Recht, die azm cert-Zeichen entsprechend dem zuvor Gesagten zu nutzen. Der Kunde besitzt solange das Nutzungsrecht, wie er seinen Pflichten entsprechend dieser Vereinbarung nachkommt und keine gegenteilige Entscheidung der Zertifizierungsstelle der azm cert oder der Aufsichtsstellen getroffen wird. Bei Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung sind entsprechend den Weisungen der Zertifizierungs-stelle der azm cert die Verwendung aller Werbematerialien zu beenden, die Verweise auf den Zertifizierungs-status enthalten. Alle Werbematerialien sind zu ändern, wenn der Geltungsbereich der Zertifizierung reduziert wurde und dieser auf dem Werbematerial genannt oder anderweitig verwendet wird. Der Kunde darf seine Zertifizierung nicht in einer Art und Weise verwenden, die die azm cert und/oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt und das öffentliche Vertrauen verliert.

B4_Gewährleistung im Zusammenhang von Zertifizierungszeichen

Die azm cert übernimmt keine Gewähr dafür, dass aufgrund der Zertifizierung/Überwachung des Kunden von anderen Stellen, die über sein Unternehmen oder seine Produkte befinden (Behörden, Kammern, Untersu-chungsämter, Technische Überwachungsvereine), ein positives Urteil abgegeben wird oder Genehmigungen erteilt werden. Eine Gewähr für die Rechtswirksamkeit und Rechtsbeständigkeit der Vertragsschutzrechte so-wie der Freiheit von Rechtsmängeln und sonstiger Mängel wird nicht übernommen. Die azm cert übernimmt insbesondere keine Gewähr dafür, dass die azm cert-Zeichen zum Zwecke des Wettbewerbs uneingeschränkt genutzt werden können.

B5_Beendigung des Nutzungsrechtes

Das Recht des Kunden, die azm cert-Zeichen zu nutzen, endet mit sofortiger Wirkung wenn:

1. Annulierung: der Kunde die zertifizierte/überwachte Tätigkeit auf Dauer einstellt und/oder den zerti-fizierten Standort/Betriebsbereich auf Dauer schließt,
2. Aussetzung: der azm cert Tatsachen oder Sachverhalte bekannt werden, die nahe legen, dass die An-forderungen der jeweiligen Normengrundlage oder dieser Zeichensatzung durch den Kunden mög-licherweise und in nicht unerheblichem Maße nicht mehr erfüllt sind und die Zertifizierungsstelle der azm cert das Nutzungsrecht auf Zertifikat- und Zeichennutzung unter Berücksichtigung der Verhält-nismäßigkeit aussetzt. Die Zertifizierungsstelle der azm cert ist ggf. verpflichtet, auf Kosten des Kun-den diese Tatsachen bzw. Sachverhalte umgehend nach der Aussetzung bezüglich den Anforderungen der jeweiligen Normengrundlage bzw. dieser Zeichensatzung zu überprüfen. Sie kann ggf. auch durch einen Verwaltungsakt der dafür zuständigen staatlichen Stellen dazu verpflichtet werden.
3. Entzug: der Kunde spätestens drei Monate nach Erteilung des Nutzungsrechtes nicht nachweisen kann, dass er alle im Bericht zur Zertifizierungsprüfung/Überwachung gestellten Auflagen erfüllt hat,
4. der Kunde Veränderungen der für die Zertifizierung/Überwachung maßgeblicher Verhältnisse des Un-ternehmens oder Anzeichen für solche Veränderungen nicht unverzüglich gegenüber der azm cert anzeigt,
5. die Ergebnisse der jährlichen Überprüfungsaudits und Wiederholungsaudits bzw. Überwachungen die Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates nicht mehr rechtfertigen,
6. die azm cert-Zeichen in irgendeiner Art und Weise entgegen dieser Zeichensatzung vertragswidrig ge-nutzt werden,
7. Überprüfungs- oder Wiederholungsaudits bzw. Überwachungen aus Gründen, die vom Kunden zu vertreten sind, nicht durchgeführt werden können,
8. Ein Ausgleich der Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist erfolgt und der Ausgleich mindes-ten einmal und gesetzter Frist erfolglos angemahnt wurde.
9. Veränderungen im Sinne der ausgeschlossenen Zertifizierungen vorgenommen werden oder eintre-ten

Mit Beendigung des Nutzungsrechtes verliert der Kunde ohne weiteren Akt das Recht, das azm cert-Zeichen in jedweder Form zu nutzen. In einem solchen Fall darf der Kunde noch vorhandene Unterlagen, Medien etc., die mit dem azm cert-Zeichen versehen sind, ab Rechtskraft des Entzugs des Rechts auf Zeichenbenutzung, nicht mehr verwenden bzw. in Umlauf bringen. Für den Fall des Aussetzens, des Widerrufs, des Entzugs oder eines sonstigen Verlustes des Rechts auf Zertifikat- und Zeichenbenutzung gelten die Anforderungen an die Nichtbe-nutzung als erfüllt, wenn das azm cert-Zeichen vollständig verdeckt ist. Davon ausgenommen sind azm cert-Zeichen, die auf dem Betriebsgelände angebracht sind, aber i. d. R. nicht von Dritten, insbesondere Kunden oder Behörden, eingesehen werden können. Für azm cert-Überwachungszeichen, z. B. an Fahrzeugen, Contai-nern und sonstigen beweglichen Gütern, die sich im Moment der Rechtskraft der Beendigung des Nutzungs-rechtes nicht im unmittelbaren Einflussbereich des Kunden befinden, gilt eine verlängerte Frist von einer Wo-che. Ist der Kunde durch die Entscheidung zur Beendigung des Nutzungsrechtes u. U. unmittelbar in seiner wirtschaftlichen Existenz bedroht, so kann die Zertifizierungsstelle der azm cert selbst oder in Rücksprache mit zuständigen staatlichen Stellen von einer Entscheidung in diesem Sinne absehen oder aber die Entscheidung in Verbindung mit einer Frist von drei Monaten aussetzen. Bei Zuwiderhandlung gegen vertragliche Bestimmun-gen bleibt die Geltendmachung etwaiger Schadenersatzansprüche der azm cert vorbehalten.

B6_Dauer des Nutzungsrechtes

Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft und läuft mit der Beendigung des Vertrages über die Zertifizierung/Überwachung und die Nutzung der azm cert-Zeichen aus. Das Nutzungsrecht erlischt automatisch mit Ablauf des Gültigkeitsdatums der Zertifizierung/Überwachung, wenn nicht mindes-tens drei Monate vor Ablauf der Gültigkeit eine erneute Zertifizierung bzw. Überwachung mit der azm cert vereinbart worden ist. Das Recht zur vorzeitigen Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt unberührt. Ein wich-tiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die oben genannten Voraussetzungen für die Beendigung des Nutzungsrechtes vorliegen. Die azm cert informiert den Kunden über Änderungen der Vorgaben zur Zeichen-nutzung. Sie lässt sich die Kenntnisnahme dieser schriftlich bestätigen und legt die Bestätigung bei den Ver-tragsunterlagen ab.

Teil C: sonstige Regelungen

C1 Aufgaben und Verpflichtungen des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, die Anforderungen aus diesem Vertrag und den der Zertifizierung zugrundeliegen-den Normen jederzeit einzuhalten und alle erforderlichen Vorkehrungen zu treffen zur Durchführung der Au-dits, einschließlich der Bereitstellung der zu prüfenden Dokumentation sowie Zugang zu allen Prozessen und Bereichen, Aufzeichnungen und zum Personal zum Zwecke der Erstzertifizierung, Überwachung, Re-Zertifizierung und Beschwerdelösung, sowie Vorkehrungen zu treffen, um – wo zutreffend – die Teilnahme von Beobachtern entgegenzukommen (z.B. Akkreditierungs-Auditoren oder Auditoren in Ausbildung). Der Kunde stellt der azm cert und den von der Zertifizierungsstelle der azm cert benannten Auditoren die Betriebs- und Managementsystem-Unterlagen zur Verfügung, die zur Feststellung des Vertragsgegenstandes notwendig sind. Dies sind vor dem Zertifizierungsaudit für die Dokumentenprüfung in der Regel mindestens ein Hand-buch, Prozessbeschreibungen, Berichte zum internen Audit, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Der Kunde gewährt den Auditoren vor Ort Einsicht in die vom Geltungsbereich betroffenen Unterlagen, den Zugang zu den betroffenen Organisationseinheiten und ermöglicht und unterstützt die von den Auditoren gewünschten Gespräche mit Mitarbeitern des Kunden. Der Kunde benennt einen oder mehrere Ansprechpart-ner (Zuständige) für das Audit. Der Kunde ist verpflichtet, alle Beschwerden und Beanstandungen die den Gel-tungsbereich des Zertifikates betreffen und von außerhalb des Unternehmens kommen, und ihre Behand-lung/Behebung zu dokumentieren um dem Auditor im Audit vorzulegen. Der Kunde verpflichtet sich den Leiter der Zertifizierungsstelle unverzüglich zu informieren, wenn dem Kunden Umstände bekannt werden, die ihn oder die azm cert oder Prüfpersonal (Auditoren) der azm cert vor Interessenskonflikte stellen oder stellen könnten oder die anderweitig ein Gefährdungen der Unparteilichkeit und Unabhängigkeit bedeuten könnten.
Der Kunde gestattet im Rahmen seiner „normalen“, vereinbarten Audits die Durchführung von Witness-Audits der akkreditierenden Stelle. Hierbei handelt es sich um Beobachtungen der die azm cert überwachenden Stel-le, die keinen Einfluss auf die Audittätigkeit und Auditentscheidung beim Kunden haben sollen und dürfen. Der Kunde ist verpflichtet bei Entzug des noch gültigen Zertifikates alle Ausfertigungen unverzüglich an die azm cert zurückzusenden.

Änderungsmeldungen

Der Kunde ist vor und nach Durchführung des Audits bzw. Erteilung des Zertifikates verpflichtet nachfol-gende Änderungen unverzüglich mitzuteilen:

• der Rechts- oder Organisationsform, insbesondere der Besitzverhältnisse,
• Organisation und Management und wesentliche Änderungen der Mitarbeitendenzahlen
  (z.B. Schlüsselpersonal in leitender Stellung, Entscheidungs- oder Fachpersonal),
• Neue oder erloschene Standorte und Kontaktadressen
• wesentlicher Veränderungen des Managementsystems und deren vom zertifizierten Managementsystem erfassten Tätigkeitsfeldern und deren Prozesse
• die dauerhafte Einstellung einer Betriebs-Tätigkeit oder deren Teile
• andere Umstände, die auf die Wirksamkeit der Zertifizierung nicht nur unerhebliche Auswirkung haben könnte
  

Wird aufgrund einer nicht erfolgten oder nicht zutreffenden Änderungsmeldung ein nicht oder nur einge-schränkt gültiges Audit durchgeführt, so sind Maßnahmen zu ergreifen um eine wirksame Auditierung weiter-hin zu gewährleisten. Die hierdurch entstehenden Nachteile (wie z.B. Zusatzaufwand und deren Kosten) trägt der Kunde.

In der Regel genügt eine Information des Kunden an die azm cert per E-Mail. Die Beweislast, dass das E-Mail bei der azm cert angekommen ist, liegt beim Kunden. Die Zertifizierungsstelle wird die Änderungsmeldung daraufhin prüfen, ob die Zertifizierungsbedingungen weiterhin erfüllt sind oder ggf. eine Zertifikatserweite-rung/-änderung notwendig wird. Erweiterungen des Geltungsbereichs haben dabei in der Regel auch erhö-henden Einfluss auf den Überwachungsaufwand. Die azm cert unterbreitet dem Kunden hierzu ein angepass-tes Angebot. Wird gegen die Verpflichtung zur Datenaktualisierung verstoßen können die Folgen von einer Erinnerungsgebühr bis hin zur Ungültigkeit des Zertifikates reichen.

Vergütung

Für die von azm cert erbrachte Leistung steht dieser eine Vergütung gemäß dem zuvor abgegebenen Angebot zu. Da azm cert ergebnisoffen prüft, steht die Vergütung azm cert auch dann zu, wenn ein dem Kunden unzu-friedenstellendes Ergebnis erzielt wird. Ein zusätzlicher Aufwand kann dann und nur dann berechnet werden, wenn zusätzlicher Aufwand zur Zielerreichung zwingend notwendig ist und dieser aufgrund einer veränderten Normengrundlage/Vorschrift für den Zertifizierer resultiert oder der Kunde den Mehraufwand zu vertreten hat. Auditbegleitungen/Trainees werden grundsätzlich nicht berechnet. Wird der Vertrag vor Auslauf der regu-lären Frist vorzeitig gekündigt, so kann azm cert den hieraus entstandenen Schaden geltend machen bzw. eine Vertragsauflösungspauschale in Höhe eines Jahresbeitrages geltend machen. Die Vergütung ist mit dem er-brachten Audit zur Zahlung fällig. Ein ausstehender Bericht begründet keine Zahlungsverweigerung. Nach Zu-stellung der Rechnung an die Organisation ist der Empfänger für die hausinterne Weiterleitung verantwortlich, nicht azm cert.

C2 Pflichten der azm cert

Hinweispflicht: Die azm cert ist verpflichtet den Kunden auf anstehende Audits, die für die Aufrechterhaltung des Zertifikats notwendig sind, aufmerksam zu machen. Die azm cert ist verpflichtet, den Kunden während der Vertragslaufzeit über relevante Änderungen im Zertifizierungsverfahren, die direkte Auswirkungen auf ihn haben, zu unterrichten. Die azm cert ist gehalten, regelmäßig und aktiv über neue oder geänderte Anforde-rungen innerhalb des Geltungsbereiches der von ihr erteilten Zertifikate zu informieren und für allgemeine Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Auskunftspflicht: Die azm cert führt ein Verzeichnis der von ihr zertifizierten Unternehmen. Im Interesse der Öffentlichkeit bestätigt azm cert auf Anfrage die Gültigkeit bestehender Zertifikate. Auf Anfrage einer beliebi-gen Seite muss die azm cert den Zertifizierungsstatus des Managementsystems des Kunden richtig als ausge-setzt, zurückgezogen oder eingeschränkt angeben. Eine entsprechende Information wird auch auf der Websei-te der azm cert veröffentlicht mit der sich der Kunde ausdrücklich einverstanden erklärt.

Beschwerdebearbeitungspflicht: Die azm cert nimmt Beschwerden und Einsprüche des Kunden, soweit diese als solche benannt werden, zum Zertifizierungsverfahren, zur Zertifizierungsentscheidung, zu Auditoren oder von ihr zertifizierten Kunden schriftlich auf und informiert im begründeten Falle zuständige Stellen über die Behandlung/Behebung dieser Beschwerden. Wird zwischen der azm cert und dem Kunden keine Einigkeit er-zielt, kann der Ausschuss zur Sicherung der Unabhängigkeit (ASU) als Gremium angerufen werden. Der Kunde hat das Recht sich direkt an den ASU zu wenden.

Versandpflichten: azm cert ist zur angemessenen, sorgfältigen Ausführung von Arbeiten, insbesondere im Zu-sammenhang des Versandes des Zollformulars 1449 verpflichtet. Hierzu fordert azm cert eine Eingangsbestä-tigung vom Kunden an. Der Versand erfolgt üblicherweise ausschließlich auf elektronischem Wege. Der Kunde, nicht azm cert ist dafür verantwortlich, dass die von azm cert versendete mail eingeht. Im Zweifel ist es Aufga-be des Kunden ein ausstehendes Zollformular erneut fristgerecht anzufordern. Der Kunde ist ebenfalls ver-pflichtet, das Zollformular hinsichtlich etwaiger Mängel bzw. unzutreffender Angaben zu prüfen und diese unverzüglich gegenüber der Zertifizierungsstelle anzuzeigen.

Lieferpflichten: kann azm cert ein beauftragtes Angebot gegenüber dem Auftraggeber nicht erfüllen, so steht es azm cert zu, gleichwertigen Ersatz zu beschaffen. Dies kann z.B. durch Bereitstellung eines Zertifikates einer anderen, akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft erfolgen.

Verschwiegenheitspflicht, Vertraulichkeit, Weitergabe von Informationen

Die azm cert und die von ihr beauftragten Auditoren sind verpflichtet, alle ihr zugänglich gemachten Informa-tionen über das Unternehmen des Kunden vertraulich zu behandeln und nur für den vereinbarten Zweck aus-zuwerten. Überlassene Unterlagen werden nicht an Dritte weitergegeben. Hiervon ausgeschlossen sind:

•  die ausführliche Berichterstattung an den ASU der azm cert,
• die beteiligten und von beiden akzeptierten Instanzen bei der Klärung von Streitfällen,
• die Gutachter der akkreditierenden Stelle, sofern sie ebenfalls Vertraulichkeit gegenüber Dritten zusichern

Der Auftraggeber kann die Zertifizierungsstelle aus bestimmten Gründen von ihrer Schweigepflicht entbinden.
Ferner muss die Zertifizierungsstelle der azm cert auf Anfrage einer beliebigen Seite den Zertifizierungsstatus des Managementsystems des Kunden richtig als erteilt, ausgesetzt, zurückgezogen oder eingeschränkt ange-ben und zutreffende normative Dokumente, Geltungsbereich (incl. Standorten und geografische Orte) ange-ben. Alle weiteren, hier nicht genannten Informationen über einen bestimmten Kunden oder eine Person dür-fen ohne schriftliches Einverständnis des betreffenden Kunden oder der Person Dritten nicht offen gelegt wer-den, sofern es sich nicht um allgemein zugängliche Quellen handelt. Ausgenommen ist auch die reine Darstel-lung eines Kunden-Unternehmenslogos zum Zwecke der Aufzeigung von Referenzen durch den Zertifizierer. Wenn die azm cert gesetzlich verpflichtet ist, vertrauliche Informationen gegenüber Dritten offen zu legen, so muss – sofern nicht gesetzlich anders geregelt – der betreffende Kunde oder die betreffende Person über die-se Information vorab unterrichtet werden. Wenn vertrauliche Informationen anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z.B. Akkreditierungsstellen, Übereinkommensgruppen eines Programms zur Begutachtung unter Gleichrangigen), so muss die Zertifizierungsstelle ihren Kunden von dieser Maßnahme in Kenntnis set-zen.

Pflicht zur Unabhängigkeit und Unparteilichkeit

Die azm cert und die für sie am Zertifizierungsverfahren und der Zertifizierungsentscheidung beteiligten Per-sonen müssen unabhängig vom und unparteilich gegenüber dem zu prüfenden Unternehmen bzw. Maßnah-men sein. Die azm cert wurde entsprechend der Anforderungen der ISO 17021 in ihrem Aufbau und ihrer Ab-lauforganisation eingerichtet. Sie sorgt im Rahmen ihres eigenen Managementsystems, dem Berufungsverfah-ren für Auditoren und Fachexperten sowie innerhalb des Zertifizierungsverfahrens für diese Unabhängigkeit und Unparteilichkeit. Sie hat zur besonderen Überwachung der Einhaltung dieses Umstandes ein eigenes Auf-sichtsgremium (den ASU der azm cert) eingerichtet. Darüber hinaus kann jedes zu prüfende Unternehmen die Auditoren formlos und unbegründet ablehnen, die die azm cert für die Prüfung vorgesehen hat. Die azm cert wird dann andere Auditoren anbieten. Der Leiter der Zertifizierungsstelle verpflichtet sich zur Unparteilichkeit bei den Zertifizierungstätigkeiten von Managementsystemen. Der azm cert ist die Bedeutung der Unparteilich-keit bei der Durchführung ihrer Zertifizierungstätigkeiten bewusst. Sie hält Verfahren zu Handhabung von Inte-ressenkonflikten und zur Sicherstellung der Objektivität ihrer Zertifizierungstätigkeiten vor.

C3_Haftung, Gewährleistung und Schadenersatz

Die Haftung der azm cert ist für alle Schäden, die im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Vereinba-rung entstehen und von ihr fahrlässig verursacht worden sind, auf die gezahlte Vergütung begrenzt. Sie wirkt in gleicher Weise zugunsten ihrer Mitarbeiter und leitenden Angestellten und Organe. Die Haftung für mittel-bare Schäden und Folgeschäden ist ausgeschlossen. Wird die azm cert vom Wettbewerb des Kunden auf Grund eines Umstandes in Anspruch genommen, den der Kunden zu vertreten hat, so stellt dieser die azm cert von allen Ansprüchen Dritter frei. Die azm cert übernimmt Gewähr für die sach- und fachgerechte Prüfung durch die von ihr benannten Auditoren. Die azm cert übernimmt aber keine Gewähr dafür, dass das Zertifikat zum Zwecke des Wettbewerbes uneingeschränkt genutzt werden kann. Im Übrigen kann keine Gewähr für die Rechtswirksamkeit und Rechtsbeständigkeit der Vertragsschutzrechte sowie der Freiheit von Rechtsmängeln und sonstigen Mängeln übernommen werden.

a) Haftungsbegrenzung dem Grunde nach

Schadensersatzansprüche oder Ansprüche auf Ersatz vergeblicher Aufwendungen wegen Pflichtverletzun-gen oder wenn die fällige Leistung von uns nicht oder nicht wie geschuldet erbracht wird, wegen Verzugs oder bei Mängeln stehen dem Vertragspartner nur zu für

aa) Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf unserer mindestens fahrlässigen Pflichtverletzung oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines unserer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen,

bb) sonstige Schäden, die auf einer mindestens grob fahrlässigen Pflichtverletzung unsererseits oder auf einer mindestens grob fahrlässigen Pflichtverletzung eines unserer gesetzlichen Vertreter, leitenden Ange-stellten oder Erfüllungsgehilfen oder auf der mindestens fahrlässigen Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten) unsererseits oder einer mindestens fahrlässigen Pflichtverletzung eines unse-rer gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten oder Erfüllungsgehilfen beruhen und

cc) Schäden, die in den Schutzbereich einer von uns erteilten Zusicherung (Garantie, § 276 Abs. 1 BGB).
In allen anderen Fällen ist unsere Haftung gegenüber dem Kunden für fahrlässige Pflichtverletzungen aus-geschlossen.

b) Haftungsbegrenzung der Höhe nach

Für die Verletzung vertragswesentlicher Pflichten haften wir jedoch nur für den typischerweise bei Ver-tragsschluss zu erwartenden Schaden und auf Ersatz vergeblicher Aufwendungen nur bis zur Höhe des Erfüllungsinteresses.

c) Haftung aus vorvertraglichen Schuldverhältnissen

Die vorstehenden Absätze gelten auch für Schadensersatzansprüche des Vertragspartners aus Schuld-verhältnissen, die durch Aufnahme von Vertragsverhandlungen, Anbahnung eines Vertrages oder ähnli-chen geschäftlichen Kontakte entstehen. Kommt ein Vertrag zwischen uns und dem Vertragspartner zustande, so gelten Schadensersatzansprüche des Vertragspartners als erlassen, die nicht nach den vor-stehenden Bestimmungen bei bestehendem Vertrag begründet wären.

d) Ansprüche aus übergegangenem Recht

Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch für Ansprüche, die der Vertragspartner aus übergegan-genem Recht geltend macht. Auf ausländisches Recht kann sich der Vertragspartner nur berufen, so-weit der Anspruch auch bei Anwendung der vorstehenden Bestimmungen und dieser Allgemeinen Ver-tragsbedingungen begründet wäre.

e.) Streitbeilegung Informationspflicht gem. VSBG §§ 36, 37

azm cert informiert hiermit über die Bereitschaft an einem Streitbelegungsverfahren einer Verbrau-cherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Sollte die Zertifizierungsstelle auf Grund vertragswidriger Nutzung des Zertifikates durch den Kunden nach den Grundsätzen der Produkthaftung in Anspruch genommen werden, so ist der Auftraggeber verpflichtet, die Zertifizierungsstelle von allen Ansprüchen Dritter freizustellen. Das gleiche gilt für Fälle, in denen die Zertifizie-rungsstelle auf Grund von durch den Kunden gemachten Werbebehauptungen von Dritten in Anspruch ge-nommen wird. Die azm cert behält sich vor, Schadensersatzansprüche gegen den Kunden geltend zu machen, wenn ihr Schaden aus dem missbräuchlichen oder vertragswidrigen Verhalten gegen diese AGB entsteht.

C4_ Vertragslaufzeit, Inkrafttreten, Kündigung

Der Vertrag kommt mit der Beauftragung der Zertifizierung zustande, spätestens mit der Abnahme der Audit-leistung. Der Vertrag läuft bis zum Ablauf des auf der Zertifizierungsurkunde ausgewiesenen Gültigkeitstages. Die Vertragslaufzeit verlängert sich jeweils nach Maßgabe der vorherigen Regelung, wenn nicht spätestens drei Monate vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt wird. Im Falle der Vertragsverlängerung kann die Preisge-staltung auch unter Berücksichtigung veränderten Grundlagen in angemessenem Umfang nach billigem Ermes-sen angepasst werden. Das Recht zur fristlosen Kündigung durch die azm cert aus wichtigem Grunde bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt dann vor, wenn die Voraussetzungen für die Beendigung des Nutzungs-rechts gegeben sind.

C5 Bestpreisgarantie

Die Bestpreisgarantie versteht sich als Versprechen des Zertifizierers azm cert an Kunden, innerhalb eines vergleichbaren Leistungsangebotes eines anderen akkreditierten Zertifizierers, die unter Verwendung marktüblicher und zulässiger Werte und Methoden korrekt ermittelt wurden, einen gleichen Preis fordern zu können. Ausdrücklich nicht eingeschlossen sind Angebote, die nicht auf der Vorgehensweise eines nach wirtschaftlichen Prinzipien arbeitenden Zertifizierers beruhen („Dumpingangebote“) oder Angebote, deren Zustandekommen nur durch Verstöße gegen soziale Mindeststandards (z.B. von Lieferanten) beruhen kön-nen. In offenkundigen Fällen behält sich azm cert vor, kein Angebot abzugeben bzw. das Angebot auf den Wert eines günstigen, jedoch nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten arbeitenden Zertifiziers zu reduzieren. Die Garantie erstreckt sich über den Zeitraum bis zu Auftragsvergabe durch den Kunden. Die rückwirkende Gewährleistung von Angeboten nach Auftragserteilung ist ebenso ausgeschlossen.

C6 Schlussbestimmungen

Nebenabreden zu diesen Vertragsgrundlagen sind nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Abbedingung dieses Schriftformerfordernisses. Zum Vertrag gehören folgende Unterlagen: das Angebot1, der dem Angebot beigefügte Auftrag, diese Ver-tragsgrundlagen/AGB, ggf. die Liste der Standorte aus der Datenerhebung/Jahresmeldung.
Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieses Vertrages werden die Vertragspartner eine der unwirksamen Regelung in rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht möglichst nahe kommende, rechtswirksame Ersatzregelung vereinbaren. Dies gilt auch für Änderungen, die sich aus Veränderungen von Normen und Vorschriften für akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften ergeben. Gerichtsstand für alle Strei-tigkeiten im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnisses ist Mainz. Dieser Vertrag unterliegt dem deut-schen materiellen Recht unter Ausschluss des deutschen internationalen Privatrechtes sowie unter Ausschluss des Uncitrat-Kaufrechtsabkommens vom 11. April 1980.

 Hierbei handelt es sich um das Angebot mit der angegebenen Angebotsnummer und gegebenenfalls erfolgte, und mit der Angebotsnum-mer versehenen, durchnummerierten Nachbesserungen/ Vereinbarungen zum Angebot.

V22 - AGB der azm cert

08.08.2022

Revisionsstand: 1.6